Danilo e Camila foram voluntários da 7ª edição do Potencialize, programa de voluntariado do Grupo Movile que presta consultorias gratuitas em tecnologia e gestão para ONGs de todo o país. Abaixo eles contam como foi a experiência de serem voluntários por 1 mês do Instituto Recomeçar.

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O projeto realizado por voluntários do programa Potencialize teve como objetivo auxiliar o Instituto Recomeçar em sua missão de reintegrar à sociedade pessoas egressas do sistema penitenciário. A 7ª edição do Potencialize foi a primeira edição em que os voluntários participaram e ao realizar as inscrições não estava estipulado a equipe e a ONG que trabalhariam juntas, mas a expectativa de poder usar os conhecimentos individuais para impactar positivamente uma organização social e indiretamente a vida do seu público alvo, motivou os participantes.

 

Nos primeiros encontros, os voluntários já estavam entrosados e as conversas com a ONG fluíram de uma maneira tranquila, todas as nossas reuniões aconteceram pelo aplicativo Teams e o Whatsapp foi uma ferramenta fundamental para as dúvidas mais corriqueiras e feedbacks em tempo real.

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Ao entender o problema do Recomeçar, foi preciso considerar a curta duração do programa Potencialize e a limitada disponibilidade dos voluntários, focamos em uma solução que fosse enxuta mas que tivesse enorme impacto nos resultados da instituição.

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O desenvolvimento se deu primeiramente pelo diagnóstico dos cenários internos e externos da organização, evidenciando o principal problema enfrentado, o gerenciamento e armazenamento dos dados das pessoas atendidas. Segundo a equipe gestora da instituição, o sistema que estava sendo utilizado possui 3 grandes problemas: Não permitia que fossem realizadas extrações dos dados gerenciais, algumas informações desapareciam e a instabilidade da plataforma dificultava o acesso nos momentos desejados. A instituição utilizava este sistema por uma organização parceira  especialmente por ter sido oferecido de forma gratuita, o que foi um diferencial, já que o instituto não dispõe de recursos financeiros para investir em sua estrutura de gestão.

 

Carentes de um controle gerencial, um dos profissionais da equipe interna com conhecimento da ferramenta excel da Microsoft, organizou uma planilha de controle que seria preenchida paralelamente com o sistema. A utilização da planilha aumentou a segurança dos dados, mas gerou ainda um desgaste na equipe por adicionar mais etapas nos processos internos para seu preenchimento e por descentralizar algumas informações.

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A solução a ser proposta pela equipe deveria então garantir com baixíssimo custo os 3 pilares fundamentais da Segurança da Informação: Confidencialidade, Integridade e Disponibilidade. Dessa maneira, foram levantadas as principais soluções e foram classificadas pelo nível de necessidade de  personalização e desenvolvimento e preço, além dos 3 pilares citados. Por fim, foi selecionada uma combinação de ferramentas gratuitas da empresa Google, conhecida como G Suíte, que contém: Google Sites, Google Data Studios, Google Forms, Google Planilhas, Google Drive e Google App Script.

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Cada aplicação selecionada corresponderia a uma necessidade da equipe gestora do instituto. O Google Sites permitiria uma interface simples e que concentraria toda a interação da equipe interna com os dados, integrando as demais soluções. O Google Data Studios é uma ferramenta de visualização de dados que possibilita a criação de painéis e gráficos que podem ser utilizados na administração da ONG, além de permitir maior transparência com os parceiros e a captação de novos recursos. Para o preenchimento de cadastros  e informações das pessoas atendidas e dos serviços ofertados, foram utilizados o Google Forms e o  Google App Script. Os dados coletados foram organizados no Google Planilhas e armazenados no Google Drive.

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A primeira versão do produto foi apresentada ao time do Instituto Recomeçar ao final do programa Potencialize e atualmente se encontra em fase de teste, para garantir a adequação às necessidades da equipe. Vale ressaltar que mesmo após o fim do projeto, os voluntários se disponibilizaram para continuar auxiliando na personalização das ferramentas e no treinamento da equipe. Por fim, o legado deixado para o Instituto Recomeçar será um sistema de gestão fácil, rápido e que consegue suprir as necessidades da ONG, cuidadosamente elaborado para que possa ser aproveitado por bastante tempo e para que o Recomeçar continue mudando a vida de tantos pessoas.

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